Compliance guidelines

1. Definitionen und Anwendungsbereich

Compliance bedeutet die Einhaltung der Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen. Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Organmitglieder der RSG Group in Europa, nachfolgend einheitlich Mitarbeiter genannt.

2. Informationspflicht

Jeder Mitarbeiter muss sich über die für seinen Verantwortungsbereich geltenden EU-Richtlinien, Gesetze, Vorschriften und internen Anweisungen informieren. In Zweifelsfällen ist Rat bei der Rechtsabteilung Berlin (Deutschland), der zuständigen Fachabteilung oder bei den im jeweiligen Land tätigen Juristen einzuholen.

Für einzelne Regelungsbereiche bestehen RSG Group-Richtlinien, Prozessrichtlinien, Arbeitsanweisungen, Merkblätter usw., die die Regeln dieser Compliance-Richtline präzisieren und die von den Mitarbeitern zu beachten sind.

3. Grundsätzliche Verhaltensanforderungen

Jeder Mitarbeiter ist verpflichtet,

die in seinem Verantwortungsbereich geltenden Gesetze, Vorschriften und interne Anweisungen einzuhalten
fair, respektvoll und vertrauenswürdig bei allen Tätigkeiten und Geschäftsbeziehungen zu agieren
das Ansehen der RSG Group zu achten und zu fördern
Interessenkonflikte zwischen geschäftlichen und privaten Angelegenheiten zu vermeiden, sich oder anderen keine unrechtmäßigen Vorteile zu verschaffen
die Gesetze und Bestimmungen über die Arbeitssicherheit, den Umweltschutz und den Datenschutz einzuhalten
Compliance-Verstöße dem Compliance Officer (Ziffer 17) unverzüglich zu melden. Jede/r Vorgesetzte ist darüber hinaus verpflichtet,
die Führungsgrundsätze der RSG Group ein- zuhalten
Mitarbeiter nur nach ihrer Leistung zu beurteilen und die Einhaltung dieser Richtlinie in seinem Verantwortungsbereich sicherzustellen.

4. Gleichbehandlung

Benachteiligungen aus Gründen der Rasse, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion, der Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Orientierung sind strikt untersagt. Dies gilt insbesondere für den Umgang mit Kollegen, Mitarbeitern und Geschäftspartnern sowie bei der Einstellung, Beförderung oder Entlassung von Mitarbeitenden.

5. Verbot von Bestechung und Korruption

„Fair Play“ gilt nicht nur im Sport als goldene Regel, sondern auch im Geschäftsumfeld. Korruption widerspricht dem Grundsatz des „Fair Play“ und schädigt den Wettbewerb. Diese entspricht nicht unseren Unternehmenswerten und setzt die RSG Group sowie jeden einzelnen ihrer Mitarbeiter einem unnötigen Haftungsrisiko aus.

Es ist strikt verboten,

in- und ausländischen Amtsträgern im Zusammenhang mit ihrer dienstlichen Stellung für die Vornahme oder Unterlassung einer Amtshandlung einen persönlichen Vorteil anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren (Beispiel: Um den Genehmigungsprozess für eine Baugenehmigung zu beschleunigen, bietet Mitarbeiter X dem zuständigen Verwaltungs- beamten in der Baubehörde an, eine exklusive Veranstaltung im THE REED veranstalten zu können)
Mitarbeitern oder Vertretern in- oder ausländischer Unternehmen rechtswidrige persönliche Vorteile anzubieten, zu versprechen oder zu gewähren (Beispiel: um die Lieferung von Trainingsgeräten zu beschleunigen, verspricht Mitarbeiter X dem Mitarbeiter eines Logistikunternehmens eines der Geräte zum privaten Gebrauch zu überlassen)
unrechtmäßige Handlungen anderer Personen zu unterstützen (Beispiel: Mitarbeiterin Y erfährt von den oben genannten Beispielen und erstellt Dokumente, um das Fehlverhalten der Kollegen zu vertuschen)
unrechtmäßige Handlungen mithilfe von anderen durchführen zu lassen, zum Beispiel von Angehörigen, Freunden, Agenten, Beratern, Planern und Vermittlern (Beispiel: Mitarbeiterin Y bittet ihre Freundin, welche in einer Unternehmensberatung arbeitet, dass sie Dokumente erstellen soll, die das oben beschriebene Fehlverhalten plausibel erscheinen lassen)
rechtswidrige persönliche Vorteile zu verlangen oder anzunehmen (Beispiel: Mitarbeiter Z liegen zwei Angebote verschiedener Fliesenleger vor. Obwohl er weiß, dass Dienstleister A für den Auftrag geeignet wäre, beauftragt er Dienstleister B, da dieser ihm verspricht, das Badezimmer des Mitarbeiters Z privat günstiger zu sanieren).

6. Einladungen, Geschenke und Veranstaltungen

Einladungen und Geschenke gehören zum menschlichen Miteinander und höflichen Umgang. Die Mitarbeiter der RSG Group dürfen Geschäftspartnern Einladungen aussprechen und Geschenke machen und von diesen Einladungen und Geschenke annehmen, soweit diese sich im angemessenen Rahmen bewegen. Als Richtwert für die Beurteilung eines angemessenen Rahmens ist ein geldwerter Vorteil von bis zu EUR 50,00 brutto anzu- nehmen.

Um bereits den Anschein von Korruption zu vermeiden, gelten folgende Regeln:

Mitarbeiter der RSG Group müssen Einladungen und Geschenke ablehnen, wenn sie ersichtlich oder vermutlich mit einer konkreten Erwartung einer irgendwie gearteten Gegenleistung verbunden sind.
Sie müssen Einladungen und Geschenke auch dann ablehnen, wenn die Annahme gegen Gesetze oder interne Weisungen verstoßen Mitarbeiter der RSG Group dürfen keine Zuwendungen verlangen. Bei der Gewährung von Vorteilen gilt Entsprechendes.
Die Teilnahme an Fachveranstaltungen durch Mitarbeiter der RSG Group ist zulässig und erwünscht. Das Gleiche gilt für die Durchführung von Fachveranstaltungen.
Einladungen zu und die Teilnahme an sozialen, gesellschaftlichen und Freizeit-Events im geschäftlichen Umfeld sind zulässig, wenn sie sich im angemessenen Rahmen bewegen. Sie dürfen keinesfalls auch nur den Eindruck erwecken, dem fairen Wettbewerb zu schaden oder Interessen zu vermischen.

7. Vermeidung von Interessenkonflikten

Jeder Mitarbeiter muss seine privaten Interessen und die Interessen der RSG Group streng voneinander trennen. Bereits der Anschein eines Interessenkonflikts ist zu vermeiden. Um dies zu erreichen, dürfen die folgenden Aufträge nur dann erteilt und die Tätigkeiten nur dann durchgeführt werden, wenn sie vorher von der zuständigen Führungskraft genehmigt wurden:

Aufträge an nahestehende Personen (zum Beispiel Ehegatten, Verwandte, Freunde und private Geschäftspartner)
Aufträge an Unternehmen, in denen nahestehende Personen arbeiten
Aufträge an Unternehmen, an denen nahestehende Personen mit 5 % und mehr beteiligt sind
Nebentätigkeiten für Wettbewerbsunternehmen
Nebentätigkeiten für Geschäftspartner (zum Beispiel Minijob oder Influencertätigkeiten)
Mitarbeiter, die sich direkt oder indirekt mit 5 % und mehr an einem Wettbewerbsunternehmen beteiligen möchten oder bereits beteiligt sind, müssen dies dem Compliance Officer schriftlich melden
Sollten Zweifel bestehen, ob ein Interessenkonflikt besteht, ist der Compliance Officer miteinzubeziehen.

8. Bekämpfung und Geldwäsche

Die RSG Group arbeitet nur mit seriösen Geschäftspartnern zusammen, die sich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften bewegen und keine illegalen Finanzmittel verwenden.

Jeder Mitarbeiter hat die Gesetze gegen Geldwäsche zu befolgen und Verdachtsmomente, die auf Geldwäsche hindeuten, unverzüglich dem jeweiligen Leiter der Buchhaltung und dem Compliance Officer zu melden (Beispiel: Mitarbeiterin Y erfährt, dass ein Geschäftskunde in finanzielle Schieflage geraten ist. Als die nächste Rechnung „ausnahmsweise“ mit Bargeld bezahlt wird, nimmt sie das Geld an und zahlt es manuell bei der Bank ein).

9. Außenwirtschaft und Exportkontrolle

Die RSG Group beachtet die für die Exportkontrolle einschlägigen Rechtsnormen des nationalen und inter-nationalen Rechts und wird damit ihrer Rolle als weltweit tätiger Konzern gerecht.

Genehmigungserfordernisse im Rahmen des Exports unserer Produkte sind strikt einzuhalten. Export- und Unterstützungsverbote müssen ausnahmslos beachtet werden.

Die aktuell geltenden Zollbestimmungen sind sowohl beim Export als auch beim Import von Waren einzuhalten. Bei Bedarf ist die Einkaufsabteilung vorab zu konsultieren.

10. Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten

Die Geschäftsführung der RSG Group erwartet von Mitarbeitern, Kunden und Lieferanten

die Einhaltung aller geltenden Gesetze
das Unterlassen von Korruption
die Beachtung der Menschenrechte
die Einhaltung der Gesetze gegen Kinderarbeit
die Beachtung der Rechtsvorschriften des internationalen Wirtschaftsverkehrs, insbesondere die Einhaltung der Export- und Importverbote sowie der Embargo-Bestimmungen (Beispiel: Mitarbeiterin Y ahnt, dass die fehlenden Angaben zu einem Produkt im Zielland des Vertriebs unzureichend sind. Um das „gute Geschäft“ nicht zu gefährden, veranlasst sie dennoch den Transport).
den Schutz der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeiter
die Einhaltung der relevanten nationalen Gesetze und internationalen Standards zur Arbeitssicherheit, zum Umweltschutz und Datenschutz

und dass diese Punkte auch in der eigenen Lieferkette umgesetzt und eingehalten werden.

11. Arbeitssicherheit und Umweltschutz

Im Interesse der Gesundheit und Sicherheit aller Mitarbeiter und Besucher hat jeder Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz die geltenden Gesetze, Vorschriften und Standards zur Arbeitssicherheit einzuhalten.

Jeder Mitarbeiter ist für den Umweltschutz in seinem Arbeitsbereich mitverantwortlich und verpflichtet, die Gesetze, Vorschriften und Standards zum Umweltschutz einzuhalten.

12. Datenschutz

Als international tätiges Unternehmen ist für die RSG Group die Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnologie ein unabdingbarer Bestandteil der Geschäftsprozesse.

Hierbei sind die Mitarbeiter verpflichtet, personenbezogene Daten in allen Geschäftsprozessen sensibel zu hand- haben. Personenbezogene Daten dürfen nur gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen erhoben, genutzt und aufbewahrt werden. Das gilt für Mitarbeiterdaten ebenso wie für Daten von Kunden, Lieferanten, Wettbewerbern und sonstigen Personen (Beispiel: Mitarbeiter X geht in die Mittagspause und lässt seinen Laptop ohne Sperre eingeschaltet. Nach der Pause muss er feststellen, dass sensible Datensätze von seinem Postfach an eine ihm fremde Mailadresse verschickt wurden).

Insbesondere darf eine Datenverarbeitung nur erfolgen, wenn der/die Betroffene zuvor eingewilligt hat oder dies aus anderen Gründen rechtlich zulässig ist. Mit personenbezogenen Daten ist sparsam umzugehen, ihre Verarbeitung muss in jedem Fall erforderlich sein.

Zur Gewährleistung effektiven Datenschutzes hat die RSG Group Datenschutzbeauftragte bestellt und entsprechende Richtlinien erlassen. Für den konkreten Umgang mit personenbezogenen Daten ist gegebenenfalls zuvor die Rechtsabteilung und/oder Datenschutzbeauftragte einzubeziehen.

13. Schutz des Unternehmensvermögens

Jede/r Vorgesetzte muss in ihrem/seinem Verantwortungsbereich eine Organisation aufbauen, die das Unternehmensvermögen vor Verlust und Missbrauch schützt. Das Unternehmensvermögen darf nicht für private Zwecke verwendet werden (Beispiel: Führungskraft Y möchte die harte Arbeit des Mitarbeiters X belohnen und überlässt diesem für den privaten Gebrauch die Firmenkreditkarte).

Der Einkauf oder Verkauf von Unternehmensvermögen muss transparent, nachvollziehbar, wirtschaftlich und zu marktgerechten Konditionen erfolgen. Persönliche Interessen einzelner Mitarbeiter dürfen die Entscheidungen und wirtschaftlichen Transaktionen nicht beeinflussen.

Firmen- und geschäftsbezogene Daten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur in Rahmen des Aufgabengebiets verwendet werden.

14. Verhalten gegenüber Wettbewerbern

Das Wettbewerbsrecht und das Kartellrecht sind zu beachten:

Es dürfen keine Preise, Mengen und Konditionen mit Wettbewerbern ausgetauscht oder abgesprochen werden (Beispiel: Mitarbeiter X verabredet mit K und L, die jeweils für andere Konkurrenzunternehmen arbeitet, dass eine Preisanpassung in Höhe von 15 % im nächsten Quartal „marktgerecht“ erscheint).
Absprachen mit Wettbewerbern über eine Marktaufteilung sind nicht zulässig

Diese Regeln sind auch in der Verbandsarbeit zu berücksichtigen. Zulässig sind Industriestatistiken ohne die Erkennbarkeit einzelner Unternehmen.

15. Spenden und Sponsoring

Die RSG Group leistet Geld- und Sachspenden für gemeinnützige und wohltätige Zwecke wie Bildung, Wissenschaft, Kunst, Kultur, Sport und Soziales.

Spenden dürfen nur nach vorheriger Genehmigung der jeweiligen Geschäftsführung in Übereinstimmung mit der gültigen Geschäftsordnung geleistet werden.

Die RSG Group tritt auch als Sponsor von Veranstaltungen und Projekten zugunsten der genannten gemeinnützigen und wohltätigen Zwecke auf.

Das Sponsoring und die Leistung von Spenden hat in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und vorstehenden Regelungen zur Vermeidung von Korruption und Interessenskonflikten und zum Schutz des Unternehmensvermögens zu erfolgen (Beispiel: Mitarbeiter X „blockt“ eine große Fläche im Fitnessclub, damit sein Freund dort eine Werbeveranstaltung für sein Start-up-Unternehmen veranstalten kann).

16. Konsequenzen bei Compliance-Verstößen

Für Mitarbeiter können Compliance-Verstöße die folgenden Konsequenzen haben:

Abmahnung
Kündigung
Schadenersatzansprüche Dritter und der RSG Group
Geldstrafe und -buße
Freiheitsstrafe.

Für die RSG Group können Compliance-Verstöße die folgenden Konsequenzen haben:

Schadenersatzansprüche Dritter und kostenintensive Gerichtsprozesse
Geldbuße und Gewinnabschöpfung
Imageverlust.

17. Ansprechpartner und Compliance Officer

Wenn Du Bedenken oder Fragen hast:

Sprich mit deiner/m Vorgesetzten oder der zuständigen Fachabteilung, zum Beispiel mit der Personalabteilung bei arbeitsvertraglichen Themen.
Ist die Klärung mit der/m Vorgesetzten oder der zuständigen Fachabteilung nicht möglich oder bleiben weiterhin Bedenken, steht der Compliance Officer als Ansprechpartner zur Verfügung.
Der Compliance Officer kann jederzeit direkt an-gesprochen werden, auf Wunsch auch vertraulich und anonym.
Über die bereitgestellte Hinweisgeber-Plattform ist eine anonyme Anzeige Compliance-relevanter Verdachtsfälle möglich.

Wenn dir Compliance-Verstöße bekannt werden, bist du verpflichtet, den Compliance Officer unverzüglich zu informieren.